처음 일을 시작하면 새로운 업무를 배우는 것만으로도 정신없이 하루가 지나가는 경우가 많습니다. 설명을 들을 때는 이해한 것 같지만 막상 혼자 업무를 처리하려고 하면 순서를 헷갈리거나 중요한 내용을 놓치기도 합니다.
오늘은 업무 실수를 줄이기 위해 일을 시작한 후 기록해야 하는 것들에 대해 알아보도록 하겠습니다.
새로운 일을 시작했을 때 실수를 완전히 하지 않는 것은 쉽지 않습니다. 아무리 설명을 집중해서 듣더라도 처음 접하는 업무라면 기억하지 못하는 부분이 생길 수 있기 때문입니다.
그래서 처음부터 모든 내용을 외우려고 하기보다 필요한 내용을 직접 기록하고 다시 확인하는 습관을 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다.
특히 반복해서 하는 업무라면 한 번 기록해둔 내용이 나중에 상당히 유용하게 활용될 수 있습니다.
처음 배운 업무는 순서대로 기록해두는 것이 좋다
새로운 업무를 배울 때 가장 먼저 기록해두면 좋은 것은 업무의 순서입니다.
설명을 들을 당시에는 간단해 보였던 업무도 실제로 혼자 해보면 어떤 것부터 해야 하는지 헷갈릴 수 있습니다.
예를 들어 자료를 정리하는 업무라면 자료를 어디에서 확인하는지, 어떤 기준으로 분류하는지, 작업이 끝난 뒤 어디에 저장하는지 등을 순서대로 적어두는 것입니다.
이때 모든 설명을 그대로 받아 적을 필요는 없습니다.
나중에 다시 봤을 때 내가 이해할 수 있을 정도로 핵심만 정리하는 것이 중요합니다.
예를 들어 다음과 같이 기록할 수 있습니다.
자료 확인 → 내용 분류 → 파일명 변경 → 저장 위치 확인 → 담당자에게 전달
이렇게 순서만 간단하게 적어두어도 다음에 같은 업무를 할 때 처음부터 다시 물어볼 필요가 줄어듭니다.
물론 업무에 따라 순서가 복잡할 수도 있습니다.
그런 경우에는 세부적인 내용을 추가해서 자신만의 업무 매뉴얼처럼 만들어볼 수 있습니다.
저도 새로운 일을 배운다고 생각하면 처음에는 설명을 들으면서 이해하는 것에 집중하게 됩니다.
하지만 시간이 지나면 "그때 뭐라고 했더라?"라는 상황이 생길 수 있기 때문에 간단하게라도 기록해두는 것이 훨씬 편리합니다.
특히 여러 가지 업무를 한꺼번에 배우는 상황이라면 기억에만 의존하기 어렵습니다.
오늘 배운 업무와 내일 배울 업무가 서로 다르다면 앞에서 배운 내용을 잊어버릴 가능성도 있기 때문입니다.
그래서 처음에는 조금 귀찮더라도 업무별로 내용을 나누어 기록해두는 것이 좋습니다.
실수했던 내용은 숨기기보다 따로 정리해보기
업무를 하다 보면 누구나 실수할 수 있습니다.
중요한 것은 같은 실수를 계속 반복하지 않도록 원인을 기록해보는 것입니다.
예를 들어 파일을 잘못된 위치에 저장했다면 단순히 "파일 저장 실수"라고 적는 것보다 왜 실수가 발생했는지를 함께 적어보는 것이 좋습니다.
저장 위치 확인 없이 바로 저장함
이렇게 원인을 구체적으로 적어두면 다음부터 무엇을 확인해야 하는지 알 수 있습니다.
또 다른 업무에서 숫자를 잘못 입력했다면 "숫자 오류"라고만 기록하기보다는 작업이 끝난 후 숫자를 다시 확인하지 않았다는 점을 적어볼 수 있습니다.
이렇게 하면 실수를 단순한 실패로 끝내지 않고 다음 업무를 위한 참고자료로 활용할 수 있습니다.
처음 일을 배울 때는 실수를 하면 괜히 자신이 일을 못하는 것처럼 느껴질 수도 있습니다.
하지만 새로운 업무를 처음부터 완벽하게 처리하는 것은 쉽지 않습니다.
오히려 한 번 실수했던 부분을 기록하고 다음에 확인하는 과정을 반복하면서 업무의 흐름을 익히는 경우가 많습니다.
물론 같은 실수가 반복되지 않도록 주의하는 것은 필요합니다.
특히 금전이나 고객정보처럼 중요한 내용을 다루는 업무라면 실수를 줄이기 위한 별도의 확인 절차를 만드는 것이 좋습니다.
예를 들어 업무를 완료한 후 확인해야 할 항목을 짧은 체크리스트로 만들어두는 방법이 있습니다.
숫자를 다시 확인했는가?
파일 이름을 확인했는가?
저장 위치가 맞는가?
빠진 자료는 없는가?
전달 대상이 맞는가?
이런 식으로 자신이 자주 실수하는 부분을 중심으로 체크리스트를 만들면 업무를 마친 후 빠르게 확인할 수 있습니다.
처음에는 하나하나 확인하는 것이 번거롭게 느껴질 수 있습니다.
하지만 반복해서 사용하다 보면 자연스럽게 확인하는 습관이 생길 수 있습니다.
실제로 업무를 하면서 가장 도움이 되는 기록은 거창한 업무 노트가 아니라 내가 자주 틀리는 부분을 다시 확인할 수 있도록 만들어놓은 작은 기록일 수도 있습니다.
시간이 지나면 나만의 업무 기록으로 발전시켜보기
업무를 시작한 지 얼마 되지 않았을 때는 기록해야 할 내용이 많습니다.
하지만 일정 기간이 지나면 모든 내용을 계속 기록할 필요는 없어집니다.
이미 익숙해진 업무는 자연스럽게 처리할 수 있기 때문입니다.
이때 기존에 기록해둔 내용을 다시 살펴보면 처음에는 중요해 보였지만 이제는 필요하지 않은 내용을 정리할 수 있습니다.
반대로 업무를 하면서 새롭게 알게 된 내용을 추가할 수도 있습니다.
예를 들어 처음에는 단순히 업무 순서만 기록했다면 시간이 지나면서 다음과 같은 내용을 추가할 수 있습니다.
자주 발생하는 문제
문제가 생겼을 때 확인할 부분
업무를 빠르게 처리하기 위한 방법
다른 사람에게 전달할 때 주의할 점
마지막으로 반드시 확인해야 하는 항목
이렇게 기록이 쌓이면 처음에는 단순한 메모였던 내용이 점점 자신만의 업무 참고자료가 됩니다.
이런 변화는 업무를 오래 할수록 더욱 유용할 수 있습니다.
처음에는 누군가에게 설명을 들어야 했던 업무도 기록을 통해 스스로 확인할 수 있게 되고, 새로운 사람이 업무를 배울 때 참고할 수 있는 자료가 되기도 합니다.
물론 회사의 보안규정이나 개인정보 보호규정을 지켜야 합니다.
고객 개인정보나 회사의 중요한 자료를 개인적인 메모장에 그대로 저장하는 것은 적절하지 않을 수 있습니다.
따라서 기록할 때는 회사에서 허용하는 방법을 사용하는 것이 중요합니다.
필요하다면 개인적인 메모에는 구체적인 개인정보 대신 업무의 순서나 확인해야 할 항목만 기록하는 방법도 있습니다.
또한 기록을 너무 많이 만드는 것도 주의할 필요가 있습니다.
모든 것을 기록하다 보면 정작 필요한 내용을 찾기 어려워질 수 있기 때문입니다.
그래서 시간이 지나면서 자주 사용하는 내용과 정말 필요한 내용만 남기는 방식으로 정리하는 것이 좋습니다.
저 역시 새로운 업무를 배운다고 생각하면 처음에는 많은 것을 적어두겠지만, 어느 정도 익숙해진 후에는 반복적으로 확인하는 내용만 따로 정리하는 방식이 훨씬 편리할 것 같습니다.
처음에는 긴 메모가 필요할 수 있지만 시간이 지나면 짧은 체크리스트만 봐도 업무를 진행할 수 있게 되는 것입니다.
이 과정 자체가 업무에 익숙해지는 과정이라고 볼 수도 있습니다.
새로운 업무를 시작하면 실수를 하지 않는 것에만 신경 쓰기 쉽습니다.
하지만 처음부터 모든 업무를 완벽하게 처리하려고 하기보다 배운 내용을 기록하고, 실수한 부분을 확인하고, 필요한 내용을 다시 정리하는 과정을 만들어두는 것이 현실적인 방법입니다.
특히 업무의 순서와 자주 실수하는 부분을 기록해두면 다음에 같은 업무를 할 때 기억에만 의존하지 않아도 됩니다.
처음에는 단순한 메모였던 기록이 시간이 지나면서 자신만의 업무 참고자료가 될 수도 있습니다.
다만 기록을 할 때는 회사의 보안규정이나 개인정보 보호에 주의하고, 모든 내용을 무작정 적기보다는 실제 업무에 도움이 되는 내용 위주로 정리하는 것이 좋습니다.
업무를 잘한다는 것은 처음부터 실수를 전혀 하지 않는 것만을 의미하지 않습니다.
한 번 배운 내용을 기억하고, 실수했던 부분을 개선하고, 다음 업무에 활용할 수 있도록 만드는 과정도 중요합니다.
그래서 새로운 일을 시작했다면 작은 노트나 허용된 메모 도구에 오늘 배운 것, 다시 확인할 것, 실수했던 것을 간단하게 기록해보는 것도 좋은 방법입니다.
하루에 몇 줄밖에 적지 않더라도 이런 기록이 쌓이면 자신이 어떤 업무를 배웠고 어떤 부분을 개선했는지 확인할 수 있습니다.
결국 업무 기록은 단순히 내용을 잊지 않기 위한 메모가 아니라 새로운 업무를 자신의 것으로 만들어가는 과정이 될 수 있습니다.